Wichtige Hinweise!
- SP-Saal Buchung bedarf von Fachschaften nicht zwingend eine Veranstaltungsanmeldung
- Einen Informationstand für Studium und Lehre kann einen Getränkeausschank sowie leise Musik beinhalten, sofern angemeldet
- Eine Veranstaltung auf einem Grillplatz ist ohne grillen möglich, mit der Nutzung des Grills bedarf lediglich der Grillanmeldung (siehe Leitfaden zur Grillanmeldung)
Leitfaden zur Veranstaltungsanmeldung an der Heinrich-Heine-Universität
Ihr möchtet gerne zum Beispiel einen Spieleabend auf dem Campus organisieren? Dann benötigt ihr in erster Linie eine Genehmigung der Universität dazu! Unabhängig, was ihr genau machen wollt und wie viele Personen da sein werden. Diese Genehmigung erhaltet ihr, wenn das vierseitige Veranstaltungsformular korrekt ausgefüllt wurde. Am Anfang kann es noch etwas verwirrend sein, allerdings soll dieser Leitfaden dafür sorgen, dass es kein Hindernis darstellt!
Veranstaltungsanmeldungen sollten die 4-Wochen Frist nicht unterstreiten. Das heißt am Tage des Absendens, kann die Veranstaltung frühstens in 4 Wochen stattfinden. Das ausgefüllte Dokument wird an das Fachschaftenreferat geschickt, welches dieses bearbeitet und an Dezernat 6.3.3 (Veranstaltungskoordination) weiterleitet. Dezernat 6 überprüft die Verfügbarkeit und kann die Veranstaltung annehmen, ablehnen oder Korrekturen vornehmen.
Punkt 1: Veranstaltungstitel & -art
Eure Veranstaltung sollte einen passenden Titel enthalten und idealerweise auch eure Fachschaftszugehörigkeit. Denkt daran, dass ihr generell politisch und religiös neutral sein sollt.
Das heißt: ‚Weihnachten‘, ‚Ostern‘, ‚Zuckerfest‘, ‚Diwali‘ etc. könnt ihr nicht als Fachschaftsorgan feiern. Ausnahmen sind die Studiengänge, die sich mit dieser Kultur auseinandersetzen.
Zusätzlich sollten die Titel keine irreführenden Begriffe wie z.B. ‚Party‘ enthalten, wenn es lediglich eine Vernetzung ist.
Die Art kann auch unter ‚Sonstiges‘ ergänzt werden. Zum Beispiel: Spieleabend, Vernetzung etc.
Punkt 2: Ort und Zeitraum
Bei Punkt 2 ist es wichtig, dass ihr die Öffnungszeiten der HHU beachtet. Das heißt Veranstaltungen an Feiertagen sind nicht möglich.
Der Zeitraum besitzt idealerweise einen Startpunkt (Aufbauzeit) und einen Endpunkt. Eine Veranstaltung kann frühstens um 8:30 Uhr beginnen und muss spätestens um 22:00 Uhr enden. Außerdem muss sie im 2-Stunden-Zeitraster der Uni stattfinden, d.h. als Beginn kommen nur 8:30, 10:30, 12:30, 14:30, 16:30, 18:30 und 20:30 Uhr in Frage.
Die Räumlichkeit sollte von euch angegeben werden. Dabei solltet ihr darauf achten, dass der Raum auch zu der angegebenen Zeit verfügbar ist. Das erspart uns allen sehr viel Arbeit. Die Räumlichkeiten sind im HIS-LSF unter ‚Räume und Gebäude‘ einsehbar, so wie auch die Raumbelegung.
Punkt 3: Ausstattungsbesonderheiten
Unter Ausstattungsbesonderheiten wird die zusätzliche gewünschte Ausstattung angegeben. Wenn im Raum also bereits 40 Stühle vorhanden sind, solltet ihr nicht 40 Stühle reinschreiben, weil ihr dann 40 zusätzliche Stühle erhaltet (also wären es dann 80 Stühle). Meistens wird dort Mobiliar wie Bierzeltgarnituren oder der Wunsch nach Starkstrom angegeben.
Punkt 4: Personenanzahl
Die Personenanzahl sollte die Maximalkapazität des Raumes nicht überschreiten. Bleibt auch realistisch und bucht nur Räumlichkeiten, die ideal für die Personenanzahl sind.
Ein Beispiel: Sagen wir, ihr rechnet mit 200 Personen. Dann ist Hörsaal 2E zu klein (Kapazität: 181 Personen). Hörsaal 5B (Kapazität 218) wäre hingegen gut geeignet und Hörsaal 3A (Kapazität 633) dagegen wäre zu groß.
Punkt 5-7: Anlass & Inhalte
Der Anlass für eure Veranstaltung ist meistens ein Vernetzungsangebot für Studierende oder eine Besprechung mit Studierenden. Das Thema ist nicht religiös, da ihr keine Veranstaltungen in diesem Bezug machen dürft. Generell wird unter „politisch“ eine Veranstaltung verstanden, bei denen zum Beispiel Abgeordnete von Parteien eingeladen werden. Dadurch könnte ein Sicherheitsrisiko entstehen. Ihr könnt politisch neutrale Veranstaltungen planen, wie zum Beispiel eine Podiumsdiskussion, allerdings sollte diese deutlich früher mit D6 abgeklärt werden um rechtzeitig auf Änderungen eingehen und ggf. erwünschte Sicherheitsmaßnahmen vorbereiten zu können.
Punkt 8-10: politische-, kontroverse Themen & Vortragende
D6 ist es wichtig einschätzen zu können ob ihr für eine Veranstaltung beispielsweise einen Sicherheitsdienst oder ähnliches braucht, daher gebt offen und ehrlich eure Themengestaltung an. Ebenso verhält es sich bei euren (externen) Vortragenden.
Punkt 11: Presse- oder Medieninteresse
Ein potenzielles Medieninteresse spielt ebenfalls in die Sicherheitsthematik und soll helfen die vorrausichtliche größe einer Veranstaltung besser abschätzen zu können. Eine Vernetzung hat in der Regel kein Medieninteresse.
Punkt 12: Begleitung der Veranstaltung durch Medien (Livestreams etc.)
Falls ihr etwaige Maßnahmen plant, tragt diese hier ein.
Punkt 13: offene bzw. öffentliche oder geschlossene Veranstaltung
Veranstaltungen werden in öffentliche und geschlossene Veranstaltung unterteilt. Wenn ihr eure Veranstaltung nur für eure Studierenden veranstaltet, dann ist es eine geschlossene Veranstaltung (ausschließlich für Universitätsmitglieder). Wenn auch andere Studierende dabei sein können, dann ist es ebenfalls eine geschlossene Veranstaltung. Können aber auch externe Besucher*innen an der Veranstaltung teilnehmen handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung und muss als solche behandelt werden. Eine öffentliche Veranstaltung kann zu erheblichem Mehraufwand in der Planung führen.
Punkt 14: Gastronomie & Beschallung
Denkt daran, dass in Hörsälen und in Seminarräumlichkeiten keine Speisen verzehrt werden dürfen. Zusätzlich ist bei musikalischer Beschallung darauf zu achten, dass keine umliegenden Veranstaltungen gestört werden sollen und ihr benötigt eine GEMA-Anmeldung. Glühweinstände sollten als solche kenntlich gemacht werden bzw. der Getränkeausschank.
Punkt 15: Besonderheiten
Hier gebt ihr an, ob ihr etwas aufwendigeres plant wie zum Beispiel eine Liveband oder Bühenaufführung (z.B. das Inphima-Theater). Das hat den Hintergrund, dass Aufbauten aufgrund der Versicherung von einer Sicherheitsexpert*in abgenommen werden müssen.
Punkt 16: Bestätigung der Veranstaler*in
Eine Veranstaltung kann erst dann durchgeführt werden, wenn diese genehmigt ist. Ebenso solltet ihr eure Veransaltung erst bewerben, wenn ihr euch sicher seid, dass diese auch stattfinden kann. Daher plant rechtzeitig und vorallem meldet rechtzeitig an.
Punkt 17: Veranstalter*in oder veranstaltungsverantwortliche Person
Tragt hier eure Kontaktdaten ein und unterschreibt. (Vergesst bitte nicht das Datum)
Der darauf folgende Abschnitt (ab Punkt 18) ist nicht mehr von euch sondern lediglich durch Dezernat 6 und das Fachschaftenreferat auszufüllen.
Auch die letzte Seite ist nicht mehr durch euch auszufüllen.
