Ihr möchtet gerne zum Beispiel einen Spieleabend auf dem Campus organisieren? Dann benötigt ihr in erster Linie eine Genehmigung der Universität dazu! Unabhängig, was ihr genau machen wollt und wie viele Personen da sein werden. Diese Genehmigung erhaltet ihr, wenn das dreiseitige Veranstaltungsformular korrekt ausgefüllt wurde. Am Anfang kann es noch etwas verwirrend sein, allerdings soll dieser Leitfaden dafür sorgen, dass es kein Hindernis darstellt!
Veranstaltungsanmeldungen sollten die 3-Wochen Frist nicht unterstreiten. Das heißt am Tage des Absendens, kann die Veranstaltung frühstens in 3 Wochen stattfinden. Das ausgefüllte Dokument wird an das Fachschaftenreferat geschickt, welches dieses bearbeitet und an das Dezernat 6 weiterleitet. Dezernat 6 überprüft die Verfügbarkeit und kann die Veranstaltung annehmen, ablehnen oder Korrekturen vornehmen.
Veranstaltungstitel + Art
Eure Veranstaltung sollte einen passenden Titel enthalten und idealerweise auch eure Fachschaftszugehörigkeit. Denkt daran, dass ihr generell politisch und religiös neutral sein sollt.
Das heißt: ‚Weihnachten‘, ‚Ostern‘, ‚Zuckerfest‘, ‚Diwali‘ etc. könnt ihr nicht als Fachschaftsorgan feiern. Ausnahmen sind die Studiengänge, die sich mit dieser Kultur auseinandersetzen.
Zusätzlich sollten die Titel keine irreführenden Begriffe wie z.B. ‚Party‘ enthalten, wenn es lediglich eine Vernetzung ist.
Die Art kann auch unter ‚Sonstiges‘ ergänzt werden. Zum Beispiel: Spieleabend, Vernetzung, Grillen etc.
Ort und Zeitraum
Bei Punkt 2 ist es wichtig, dass ihr die Öffnungszeiten der HHU beachtet. Das heißt Veranstaltungen an Feiertagen sind nicht möglich.
Der Zeitraum besitzt idealerweise einen Startpunkt (Aufbauzeit) und einen Endpunkt. Eine Veranstaltung kann maximal von 8:00 bis 22:00 Uhr gehen und sollte in den 90min Zeitblöcken angegeben werden. Das heißt, dass eine Veranstaltung nicht um 15:00 Uhr starten kann, sondern um 14:30 oder um 16:00 Uhr.
Die Räumlichkeit sollte von euch angegeben werden. Dabei solltet ihr darauf achten, dass der Raum auch zu der angegebenen Zeit verfügbar ist. Das erspart uns allen sehr viel Arbeit. Die Räumlichkeiten sind im HIS-LSF unter ‚Räume und Gebäude‘ einsehbar, so wie auch die Raumbelegung.
Ausstattung
Unter Ausstattungsbesonderheiten wird die zusätzliche gewünschte Ausstattung angegeben. Wenn im Raum also bereits 40 Stühle vorhanden sind, solltet ihr nicht 40 Stühle reinschreiben, weil ihr dann zusätzlich 40 Stühle erhaltet (also wären es dann 80 Stühle). Meistens wird dort Mobiliar wie Bierzeltgarnituren oder der Wunsch nach Starkstrom angegeben.
Personenanzahl
Die Personenanzahl sollte die Maximalkapazität des Raumes nicht übertreffen. Bleibt auch realistisch und bucht nur Räumlichkeiten, die ideal für die Personenanzahl sind.
Anlass & Themen
Der Anlass für eure Veranstaltung ist meistens ein Vernetzungsangebot für Studierende oder eine Besprechung mit Studierenden. Das Thema ist nicht politisch und auch nicht religiös, da ihr keine Veranstaltungen in diesem Bezug machen dürft. Generell wird unter „politisch“ eine Veranstaltung verstanden, bei denen Abgeordnete von Parteien zum Beispiel eingeladen werden. Dadurch könnte ein Sicherheitsrisiko entstehen. Deswegen wird auch gefragt, wer den Vortrag hält und ob es ein Medieninteresse geben könnte.
Unterschied von Veranstaltungen
Veranstaltungen werden in öffentliche und geschlossene Veranstaltung unterteilt. Wenn ihr eure Veranstaltung nur für eure Studierenden veranstaltet, dann ist es eine geschlossene Veranstaltung. Wenn auch andere Studierende dabei sein können, dann ist es eine öffentliche Veranstaltung.
Verantwortung
In dieser Spalte gebt ihr eure echten personenbezogenen Daten ein. Das hat den Hintergrund, dass Dezernat 6 je nach Veranstaltung mit euch in Kontakt treten muss.
Durch 6.3.3 anzukreuzen
Punkt 11, 12, 13 und 15 werden ausschließlich nur von Dezernat 6 angekreuzt. Lasst diesen Bereich also immer frei!
Gastronomie & Beschallung
Denkt daran, dass in Hörsälen und in Seminarräumlichkeiten keine Speisen verzehrt werden dürfen. Zusätzlich ist bei musikalischer Beschallung darauf zu achten, dass keine umliegenden Veranstaltungen gestört werden sollen und ihr benötigt eine GEMA Anmeldung.
Besonderheiten
bei dem letzten Formblatt müsst ihr nur bei Punkt 16 angeben, ob ihr etwas aufwendigeres plant wie zum Beispiel eine Liveband oder Bühenaufführung (z.B. das Inphima-Theater). Das hat den Hintergrund, dass Aufbauten von einem Sicherheitsexperten abgenommen werden muss aufgrund der Versicherung.
Stellungnahme des AStA
Bei diesem Punkt gibt schreibt ausschließlich nur das Fachschaftenreferat eine Stellungnahme bezüglich der Veranstaltung. Das können Hinweise an Dezernat 6 sein und auch Anmerkungen an euch, wo ihr zum Beispiel das Mobiliar erhalten könnt bzw. worauf ihr zu achten habt. Anschließend wird es vom FSRef / Dezernat 6 unterschrieben (also NICHT von euch)!
