Was ist die ESAG?
ESAG ist die Abkürzung für „Erstsemesterarbeitsgemeinschaft“ und bezeichnet die im Wintersemester stattfindende Ersti-Woche, die durch das Fachschaftenreferat und den Fachschaften organisiert wird. Ziel der Ersti-Woche ist es, die neuen Studierenden auf den Studienalltag vorzubereiten indem sie mit allen Informationen rund um das Studium versorgt werden und ihre Kommiliton:innen & die jeweilige Fachschaft kennenlernen.
Der Aufgabenbereich des Fachschaftenreferat
Das Fachschaftenreferat arbeitet zusammen mit der Veranstaltungskoordination (D6) ein Konzept aus, dass über die gesamte Ersti-Woche gilt. Darunter fällt die Raumverteilung, Regularia für Veranstaltungen und die große Willkommensbegrüßung am ersten Tag. Während der ESAG kontrolliert das Fachschaftenreferat die Einhaltung der Regularia und ist Ansprechpartner:in für die Fachschaften.
Die Aufgaben der Fachschaften
Für das Gelingen der ESAG ist es unbedingt notwendig, dass Rät:innen das FSRef & dem Vorstand bei der Planung unterstützen. Zusätzlich ist es wichtig, dass sich an die Regularia ausnahmelos gehalten wird und die Deadlines für Veranstaltungen und anderes eingehalten werden! Besonders am ersten Tag werden Helfer:innen für die WIllkommensbegrüßung gebraucht. Plant also am Besten keine Konkurrenzveranstaltungen am ersten Tag, sodass ihr auch unterstützen könnt. Ohne Helfer:innen auch keine ESAG.
Wie plane ich eine ESAG?
0. (Vor-)Vorbereitung
Bevor eine ESAG geplant werden kann, wird über die Gestaltung auf der FSVK gesprochen. Es ist also wichtig, dass an der FSVK regelmäßig teilgenommen wird, da wichtige Informationen darüber mitgeteilt werden. Auch nach der ESAG gibt es eine Nachbesprechung auf der FSVK, woran unbedingt teilgenommen werden soll. Auf der FSVK wird darüber abgestimmt, was genau angeboten werden soll. Zusätzlich werden dort die Regularia vorgestellt.
1. Vorbereitung intern im Rat
Idealerweise solltet ihr ein halbes Jahr vor ESAG Start bereits den Punkt ESAG auf eure Tagesordnung aufnehmen und über mögliche Projektideen sprechen. Je größer ein Projekt ist, umso mehr Vorbereitung bedarf es. Allerspätestens 3 Monate vor ESAG Beginn muss im Rat über die ESAG gesprochen werden. Diese findet immer zum ersten Tag des Semesterbeginns (nicht Vorlesungsbeginns!) des Wintersemesters statt. Wann genau ein Semester beginnt, könnt ihr unter https://www.hhu.de/studium/studienorganisation/vorlesungszeiten einsehen. Wichtig ist es miteinander darüber zu sprechen, wer überhaupt die Zeit aufbringen kann – danach sollten sich immer die Projekte richten. Es ist bei gewissen Studiengängen auch sinnvoll mit anderen Fachschaften zu kooperien. Sucht aktiv den Kontakt auch zu anderen und wohnt deren Sitzungen bei.
2. Offizielle Vorbereitung
Bei der offiziellen Vorbereitung wird idealerweise eine Vollversammlung einberufen, in der die Projekte und dessen Finanzierung beschlossen werden. Nur beschlossene Projekte können auch finanziert werden! Dabei gilt die Regel, dass hochprozentiger Alkohol nicht für die ESAG beschlossen werden kann und auch nicht ausgeschenkt werden darf.
Nach dem Beschluss geht es daran, dass alle Dokumente rechtzeitig und korrekt weitergeleitet werden. Dabei sollte folgendes beachtet werden:
- Die Fristen für Veranstaltungsanmeldungen sind 4 Wochen vor Beginn der Veranstaltung (also lieber viel früher einreichen!)
- Bei Grillveranstaltungen muss eine Grillanmeldung eingereicht werden
- GEMA muss bei Veranstaltungen über die Buchhaltung angemeldet werden, wenn Musik (auch im Hintergrund) abgespielt wird
- Mobiliar muss rechtzeitig angefragt werden
- Das Aufstellen von Kühlwägen ist nur an Orten gestattet, die keine Feuerwehrbewegungszonen sind und auch keine Fluchtwege behindern (es muss auch definitiv in der Veranstaltungsanmeldung stehen!)
- Die Grünflächen sind keine Veranstaltungsflächen = nicht buchbar aber nutzbar!
- Die Kapazitäten der Räumlichkeiten müssen auch die Personenanzahl beherbergen können
3. Unterlagen & Aktualisierungen
Ihr solltet eure Fachschaftsseite generell immer auf dem neusten Stand halten, sodass Studierende zu euren Sprechzeiten kommen können und nicht vor verschlossenen Türen stehen. Auch eure Social Media Kanäle & Plattformen sollten aktuell gehalten werden, da ihr Nachrichtenanfragen darüber auch erhalten könnt.
Für die ESAG gibt es die Website https://www.esaghhu.de/ – Diese Seite wird bei dem Willkommensschreiben der neuen Studierenden auch angegeben, sodass es die erste Anlaufstelle ist. Entsprechend sollten eure Kontaktdaten und wichtige Informationen dort für die Ersti-Woche hinterlegt werden! Die Aktualisierung erfolgt über das Fachschaftenreferat, weswegen es wichtig ist auch frühzeitig dem FSRef eure Informationen als Dokument zukommen zu lassen!
Es ist wichtig, dass ihr die Regularia für die ESAG unterschreibt, da dieses Dokument die Grundlage der Durchführung der Ersti-Woche ist. Lest euch auch die Regeln aufmerksam durch und diskutiert gegebenenfalls über mögliche Änderungen auf der FSVK! Bei einem Verstoß der Regularia kann die Veranstaltung durch das Fachschaftenreferat oder Dezernat 6 für beendet erklärt werden. Zusätzlich ist es möglich, dass eure zukünftigen Veranstaltungen der Ersti-Woche untersagt werden.
Denkt daran, dass ihr für die ESAG definitiv einen Fachschaftsbeschluss benötigt – Besonders bei Ausgaben!
Zusätzlich gibt es am ersten Tag eine kurze Vorstellung des Fachschaftsrates und dessen Programm. Dafür wird eine kurze Powerpoint Präsentation benötigt (nicht mehr als 4 Slides und idealerweise kein vorgefertigtes Design, sondern selbst gestaltet). Idealerweise sollte spätestens 2 Wochen vor der ESAG die Präsentation fertig sein, sodass sie eingepflegt werden kann.
4. Engagement
Am ersten Tag des Semesterbeginns findet die offizielle große Begrüßung durch das Fachschaftenreferat statt. Klassischerweise bedarf es an einer Menge Vorbereitung, die der AStA & das FSRef personell nicht alleine stemmen können. Es gibt also wichtige Aufgaben, die als Fachschaft mit übernommen werden sollten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Darunter fallen folgende Aufgaben:
- Ersti Taschen packen (meistens am Wochenende vor der ESAG)
- Ersti Taschen verteilen
- P2 Auf- und Abbau
- Hörsaal Streaming (Man braucht nur zu wissen, wie man einen Laptop anschaltet und verbindet)
- Einlass Helfende (Durchzählen bis zur Begrenzung)
- Awareness Team auf P2
- Ausschankwägen (Bier zapfen, Kassieren)
- Springer (Unterstützung, wenn z.B. jemand Pause braucht)
Die Arbeit ist ehrenamtlich, so wie die Organisation selbst auch ehrenamtlich ist. Es gibt aber reichlich kostenlose Verpflegung und Wertmarken für die Foodtrucks. Helfende müssen nicht Mitglied eines Fachschaftsrates sein und können auch ehemalige Studierende sein. Die Bewerbung findet über das Helfer-Tools des AStAs statt.
