Eine Ersti-Fahrt ist nicht nur ein einmaliges Erlebnis für alle Teilnehmenden, sondern auch eine Herausforderung für alle Organisierenden. Damit alles reibungslos klappt, bedarf es an viel Vorbereitung und ihr solltet als Fachschaftsrat auch viel Zeit dafür einplanen! Wie ihr am besten vorgeht und was euch an Vorbereitung alles so erwartet, erfahrt ihr in diesem Leitfaden.
1. Kommunikation ist das Wichtigste
Bevor eine Fachschaftsfahrt geplant werden sollte, ist es wichtig abzuklären wie viele Rät:innen bei der Organisation mithelfen wollen und können. Redet erst einmal darüber wie viel Zeit ihr überhaupt in die Organisation stecken könnt, da die Vorbereitung sehr Zeit intensiv ist und auch eine gewisse Flexibilität voraussetzt. Ihr könnt euch auch mit anderen Fachschaften zusammenschließen, sodass ihr euch die Organisation teilt. Seid vor allem ehrlich gegenüber euren Miträt:innen! Die Vorbereitung selbst ist das Stressigste, sodass dies auch wirklich nur von denjenigen übernommen werden sollte, die auch mit Stress zurecht kommen und zusätzlich eine hohe zeitliche Flexibilität mit sich bringen!
2. Die Aufgabenbereiche einer Fachschaftsfahrt
Eine Fachschaftsfahrt besteht aus sehr vielen verschiedenen Aufgaben, die unterschiedliche Fähigkeiten benötigen. Es ist wichtig, dass sich auch nur diejenigen bereit erklären für gewisse Aufgaben, die auch zuverlässig daran arbeiten können und wollen. In diesem Leitfaden werden ein paar Aufgabenbereiche vorgestellt aber es können noch weitere individuell ergänzt werden:
- Leitung: Die Leitung ist die Schnittstelle zwischen den Teams und auch die Ansprechpartnerin gegenüber des AStAs. Sie sollte den Finanzplan & Ablaufplan kennen und schaut, dass die Arbeit gewissenhaft erledigt wird.
- Team Finanzierung: Sie stellen den Finanzplan auf und legen den Teilnahmebeitrag fest. Darunter versteht sich die Kostenkalkulation von An- und Abreisekosten, Verpflegung, Transport, Miete und Eigenanteil der Fachschaft. Der Großteil muss von den Teilnahmebeiträge abgedeckt werden, sodass nur ein Zuschuss von maximal 300€ pro Fachschaft erlaubt ist.
- Team Organisation: Sie kümmern sich um den Ablaufsplan, sodass auf der Ersti-Fahrt keine Langeweile auftaucht. Dazu gehört es auch sich Aktivitäten zu überlegen, die nicht zum trinken animieren! Zusätzlich koordinieren sie den Auf- und Abbau.
- Team Awareness: Das Team Awareness stellt ein Awareness-Konzept auf und sorgt dafür, dass sich die Teilnehmenden sicher & wohl fühlen. Dazu gehört es auch sichtlich betrunkene Menschen anzusprechen und gegebenenfalls ihnen keine alkoholischen Getränke mehr zu geben. Das Team verpflichtet sich selbst dafür auf bewusstseinsverändernde Substanzen während ihres Einsatzes zu verzichten, sodass sie im Ernstfall direkt intervenieren können. Sie nutzen vorher das Schulungsangebot des AStAs, um sich auf mögliche Situationen bestmöglich vorzubereiten.
- Team Verpflegung: Aufgabe des Teams Verpflegung ist es sich primär um Nahrungsmittel und Getränke zu kümmern. Dazu gehören die Fragen: Was soll eingekauft werden? Wie kommt die Verpflegung zur Unterkunft? Wer bereitet das Essen zu? Wer deckt den Tisch & wer spült ab? Dabei achtet das Team Verpflegung darauf, dass auf Unverträglichkeiten & Lebensweisen Rücksicht genommen wird (vegan, Glaube).
3. Wie beantrage ich eine Ersti-Fahrt?
Als erstes…solltet ihr auf einer Vollversammlung die Ersti-Fahrt im Allgemeinen beschlossen haben mit dem gesamten Konzept. Dann durchlauft ihr die 3 Stadien des AStAs:
3.1 Finanzreferat
Das Finanzkonzept wird durch das Finanzreferat abgesegnet. Achtet darauf, dass euer Eigenanteil als Fachschaft unter 300€ liegt! Zusätzlich ist es wichtig, dass die Mehrwertsteuer im Finanzkonzept berücksichtigt wird. Es ist wichtig, dass ihr möglichst nachhaltig & kostensparend die Fahrt plant. Berücksichtigt das.
3.2 Fachschaftenreferat
Das Fahrtkonzept & das Awarenesskonzept werden durch das Fachschaftenreferat abgesegnet. Das Fahrtkonzept sollte folgende Dinge enthalten:
- Wann & Wo findet die Fahrt statt?
- Wie viele Rät:innen und Erstis sollen mitfahren?
- Sind Minderjährige geplant? → Wenn ja, wird auch ein Jugendschutzkonzept benötigt!
- Wie ist die An- und Abreise geplant?
- Wie sieht der tabellarische Tagesablauf aus? → Wann ist was geplant?
Ein vollständiges Fahrtkonzept & Awarenesskonzept führt dazu, dass alle Unklarheiten bereits geklärt sind und keine weiteren auf der Fahrt auftauchen.
3.3 AStA-Vorstand
Sobald ihr grünes Licht vom Finanzreferat und dem Fachschaftenreferat erhalten habt, sendet die Leitung der Fahrt dem Vorstand alle Unterlagen & Verträge zu. Nur der AStA Vorstand darf Verträge unterschreiben aufgrund der fehlenden Geschäftsfähigkeit von Fachschaften. Die unterschriebenen Verträge werden von der Fachschaft dann an die zuständigen Geschäftspartner/innen gesendet.
(Reminder: Wer als Ratsmitglied selbst Verträge unterschreibt, haftet leider auch selbst!)
4 Muster & Beispiele
Ersti Fahrt nach Gotham City
(Jugendherberge Starling – 07.April bis 09.April)
Anreise: Durch Reisebusunternehmen Daily Star
Personenanzahl: 10 Rät:innen und 35 Erstis (volljährig)
| 07. April | 08. April | 09- April |
| 10:00 Sammeln auf P2 10:30 Abfahrt von P2 12:00 Ankunft in der Unterkunft + Zimmerverteilung 13:00 Mittagessen 14:00-16:00 Kennenlernspiele 16:00-18:00 Seminar über das DC Multiverse 18:00 Abendessen 19:00 Spieleabend 21:00 Nachtwanderung | 10:00 Frühstück 12:00 Workshop zur Justice League 14:00 Mittagessen 15:00 Stadtrallye 18:00 Abendessen 19:00 Gaming-Duell 21:00 RPG Runde | 08:00 Frühstück 09:30 Sachen packen 11:00 Zimmer aufräumen 12:00 Abfahrt mit Reisebus 13:30 Ankunft in Düsseldorf |
Awareness Konzept
Das Awareness Konzept findest du unter dem Reiter → Downloads
