Finanzbeauftragte & Kassenwart:innen
Finanzbeauftragte / Kassenwart:innen sind diejenigen, die beim Konstituierungsprotokoll auf den Posten „Finanzen“ gewählt wurden. Dieser Posten ist insofern wichtig, dass nur sie über die Gelder des Fachschaftsrates verfügen dürfen. Das bedeutet, dass ihnen die Fachschaftsgelder über den AStA ausgezahlt werden und auch nur sie Zahlungsanweisungen an den AStA in Auftrag geben können.
Ohne Kassenwart:innen kann der Fachschaftsrat also nichts einkaufen oder kostenpflichtig buchen.
Was ist ein Kassenbuch?
Im Kassenbuch befinden sich die Finanzdokumente der Fachschaft. Aufgelistet in folgenden Bereichen:
Wer darf das Kassenbuch einsehen?
Der Fachschaftsrat darf das Kassenbuch der Fachschaft grundsätzlich immer einsehen. Darüber hinaus darf der Finanzprüfungsausschuss (FPA) und Mitglieder des AStAs (Buchhaltung, Finanzreferat, FSRef und AStA Vorstand) eine Einsicht in das Kassenbuch verlangen.
Was ist ein Finanzbeschluss?
Ein Finanzbeschluss wird bei einer regulären Fachschaftssitzung oder Vollversammlung durch den Fachschaftsrat oder durch die Studierendenschaft der Fachschaft gefasst. Dabei müssen die Antragsfristen für Sitzungen eingehalten worden sein. Ein Finanzantrag ist dabei in der Regel ein eigenständiger Tagesordnungspunkt mit einem Antragstext.
Der Finanzbeschluss folgt folgender Beschlussnummer:
Kostenstelle der Fachschaft [KST] – Haushaltsjahr [YY] – fortlaufende Nummer [XXX]
Beispiel: 123-26001, 123-26002, 123-26003 etc.
Anforderungen bei 500€ und 1.000€
Wenn Finanzbeschlüsse über 500€ gefasst wurden, muss dieser Finanzbeschluss zur Überprüfung an den AStA Vorstand versendet werden. Erst nach Bestätigung durch den AStA Vorstand ist dieser Finanzbeschluss gültig.
Bei Finanzbeschlüssen über 1.000€ müssen zusätzlich mindestens 3 Vergleichsangebote eingeholt werden. Dabei ist die Wirtschaftlichkeit zu beachten.
Beispiel Finanzbeschluss
[FZB 123-26001] Getränke Karaoke-Abend 11/26
Der Fachschaftsrat Sportwissenschaft hat auf seiner Fachschaftssitzung am 08.August 2026 beschlossen, dass für den Karaoke Abend im November 2026 bis zu 200€ für den Einkauf von Getränken ausgegeben werden darf.
Unterschrift 1 + Unterschrift 2
Was ist ein Finanzkonzept?
Ein Finanzkonzept wird bei aufwendigen Veranstaltungen verwendet, um eine Kostenkalkulation zu tätigen. In der Regel sind diese bei Studienfahrten notwendig, wie auch bei Großveranstaltungen.
Richtlinien für Finanzkonzepte
Finanzkonzepte werden zur Überprüfung an das Finanzreferat des AStAs versendet. Erst nach Bestätigung durch das Finanzreferat und ggf. dem AStA Vorstand dürfen Ausgaben getätigt werden.
Wie erstelle ich ein Finanzkonzept?
Bei Finanzkonzepten wird mit Bruttowerten gerechnet. Dabei ist zu beachten, dass bei einem Verkauf auch Mehrwertsteuer abgezogen wird. Grundsätzlich darf bei einem Finanzkonzept der Betrag nicht über den Wert gehen, der im Haushalt dafür eingeplant war.
Zahlungsanforderungen
Zahlungsanforderungen werden durch die Kassenwart:innen an die Buchhaltung des AStA Vorstandes weitergeleitet. Dabei wird das Abrechnungsformular zusammen mit der formal korrekt adressierten Rechnung und dem dazugehörigen Finanzbeschluss abgegeben.
Rückerstattungen bei Vorkasse
Wenn jemand für den Fachschaftsrat in Vorkasse gegangen ist – also mit seinem privaten Vermögen Einkäufe für den Fachschaftsrat getätigt hat. Besteht die Möglichkeit das Geld zurückerstatten zu lassen über die Zahlungsanforderung.
Grundsätzlich raten wir davon ab eigenständig für den Fachschaftsrat in Vorkasse zu gehen! Sollte der Finanzbeschluss nicht ordnungsgemäß gefasst worden sein oder die Zahlung hätte aus anderen Gründen nicht getätigt werden dürfen, dann wird es schwierig das Geld zurückerstatten zu lassen.
Rechnungsadresse vom AStA
Allgemeiner Studierendenausschuss der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Fachschaft [XYZ]
[Zusätzlich ggf. eigener Name]
Universitätstraße 1,
40225 Düsseldorf
oder
AStA der HHU Düsseldorf
Fachschaft [XYZ]
[Zusätzlich ggf. eigener Name]
Universitätsstraße 1,
40225 Düsseldorf
Einzureichende Dokumente (digital)
Der AStA Vorstand hat eine verbindliche Belegstruktur beschlossen. Pro Vorgang muss eine zusammenhängende PDF Datei folgende Dokumente in genau dieser Reihenfolge enthalten:
- Abrechnungsformular
- Einzelbelege in Kopie (Rechnungen, Quittungen) in der Reihenfolge wie im Abrechnungsformular angegeben
- Beschluss der Fachschaft
Die Datei wird per Mail an folgende E-Mail Adresse gesendet:
rechnung[at]asta.hhu.de
Einzureichende Dokumente (original)
Die originalen Dokumente werden physisch Mittwochs in der Sprechstunde der Buchhaltung durch die Kassenwart:innen abgegeben. Für die eigenen Unterlagen werden Kopien erstellt und im Kassenbuch festgehalten.
Vorschüsse beantragen
Kassenwart:innen können für Finanzausgaben beim AStA einen Vorschuss beantragen. Dabei können sie entscheiden, ob ihnen der Vorschuss auf ihr privates Konto überwiesen wird oder sie das Geld über das MOSS Konto erhalten wollen.
Für den Antrag eines Vorschuss werden folgende zwei Dokumente in genau dieser Reihenfolge in einer zusammenhängenden PDF Datei gefasst:
- Abrechnungsformular (Belegtabelle bleibt leer)
- Beschluss der Fachschaft
Die Datei wird per Mail an folgende E-Mail Adresse gesendet:
buchhaltung[at]asta.hhu.de
Rückzahlungen von Vorschüssen
Wenn nicht die gesamte Summe des Vorschusses verwendet wurde, muss das Geld unverzüglich zurückerstattet werden. Dabei besteht die Möglichkeit die Summe in Bar zurückzuzahlen oder eine Überweisung zu tätigen.
Rückzahlung via Überweisung
Für die Rückzahlung via Überweisung wird eine zusammenhänge PDF-Datei aus Vorblatt, Belegen/Quittungen und Finanzbeschluss an buchhaltung[at]asta.hhu.de gesendet.
Als Verwendungszweck gebt ihr folgendes an:
Beschlussnummer für den Vorschuss und den Namen eurer Fachschaft.
Die Überweisung erfolgt auf folgendes Konto:
IBAN: DE37 3004 0000 0500 5053 00
BIC: COBADEDDXXX
Dieses Konto gilt nur für die Rückzahlung von Vorschüssen, nicht für Ersti- Fahrten o.Ä.
Rückzahlung via Barzahlung
Für die Rückzahlung sendet ihr die PDF-Datei aus Vorblatt, Belegen und Finanzbeschluss an kasse1[at]asta.hhu.de.
Bareinzahlungen erfolgen ausschließlich über die Kassenverwaltung (Ute, bzw. Barbara). Dabei gilt zwingend das 4-Augen-Prinzip:
- Das Bargeld wird unabhängig voneinander gezählt durch
- Ute, bzw. stellvertretend Barbara (Kassenverwaltung)
- die einzahlende Person
- Es wird ein Zählprotokoll erstellt
- Das Zählprotokoll wird von beiden Personen unterschrieben
- Das Zählprotokoll wird digital von der Kassenverwaltung an kasse1[at]asta.hhu.de hochgeladen.
Ohne unterschriebenes Zählprotokoll erfolgt keine Annahme der Einzahlung.
Antrag auf Reisekostenrückerstattung
Fachschaften haben die Möglichkeit im Rahmen ihrer Fachschaftstätigkeit bei Tagungen teilzunehmen (z.B. Bundesfachschaftentagungen). Die Reisekosten werden dabei vom AStA übernommen.
Notwendige Abklärungen VOR der Fahrt
Damit die Reisekosten zurückerstattet werden können, muss die Fahrt vorher vom Finanzreferat abgesegnet werden. Dafür benötigt das Finanzreferat folgende Dokumente und Informationen:
- Einladung der Tagung
- Anzahl der mitfahrenden Fachschaftsmitglieder
- Screenshots von mindestens 3 verschiedenen DB Verbindungen (Hin- und Rückfahrt) inklusive Preise oder Screenshot der Auto-Verbindung mit Kilometerangabe.
- Bei einer Auto-Verbindung muss erklärt werden warum die Reise nicht mit dem ÖPNV angetreten werden soll.
Einzureichende Dokumente
Für den Antrag auf Reisekostenrückerstattung reicht ihr gemeinsam als Fachschaft folgende Dokumente als PDF ein:
- Teilnahmebestätigung der Tagung
- Rechnungen & Quittungen
- Dokument auf Reisekostenerstattung
